A cultura de deixar para última hora pode acabar com a sua empresa poucos anos. Entenda como montar um verdadeiro planejamento e fazer seu negócio decolar.
Trabalhar com um bom planejamento deveria ser um requisito básico para qualquer empreendimento. Infelizmente, nem sempre é o que acontece. Um estudo realizado pelo Sebrae em 2014 mostrou que, na média, 55% dos brasileiros empreendem sem elaborar nem mesmo um plano de negócios. E o pior: a cultura do “não-planejamento” persiste mesmo depois que suas empresas abrem as portas.
Pelas contas do Sebrae, apenas 53% dos empreendedores acompanham suas receitas e despesas. E só metade deles (50%) revê e atualiza regularmente seus planos de negócios. Por um lado, esses números explicam por que metade das empresas brasileiras fecham as portas depois de apenas quatro anos de atividade, segundo o IBGE. Por outro lado, apontam para uma grande oportunidade:
OS EMPREENDEDORES QUE TRABALHAM COM UM BOM PLANEJAMENTO TENDEM A ABRIR GRANDE VANTAGEM SOBRE OS DEMAIS
Mas como planejar? Ou ainda: qual a forma mais eficiente de fazê-lo? É sobre isso que falaremos neste capítulo, o quinto da Série para Aumento da Eficiência Endeavor, editado em parceria com a Crunchflow.
- Indo além do planejamento
Para começar, temos de voltar a um dos mandamentos sagrados da administração: planejar é essencial. Nenhuma empresa consegue sobreviver muito tempo sem saber para onde está indo. Se você é um empreendedor, ou deseja ser, o primeiro passo é elaborar um plano para concretizar a sua ideia.
Pesquise, leia a respeito e não deixe de seguir os conselhos dos especialistas. É uma forma de evitar problemas e prevenir desperdícios, tanto de recursos como de energia, que podem abreviar a vida do seu negócio.
Mas a nossa intenção é falar de algo que vai além desse patamar básico de planejamento. Queremos abordar o conceito de forecasting. Trata-se de um tipo de planejamento inovador que permite aos empreendedores antever o futuro e extrair o máximo das oportunidades que ainda estão por vir.
- A era da análise preditiva
No capítulo anterior, falamos sobre a verdadeira revolução proporcionada pelas ferramentas de Machine Learning. Com a ajuda desses sistemas, as empresas agora têm condições de monitorar todos os aspectos relativos ao desempenho dos seus negócios. Tudo com base em análises estatísticas e dados objetivo, que qualificam a tomada de decisões ao mesmo tempo que melhoram os resultados do empreendimento.
Esses sistemas são programados para se autoaperfeiçoar. À medida que acumulam dados, eles geram análises cada vez mais completas, inteligentes e certeiras, até que se tornam capazes de “prever o futuro”. Não no sentido de fazer profecias sobre os destinos da empresa, obviamente. Trata-se de trabalhar com as chamadas análises preditivas.
Os sistemas que fazem esse tipo de análise vasculham montanhas de dados para identificar determinados padrões de comportamento na sua empresa. Com base nesses padrões, eles indicam como sua empresa tende a reagir em situações futuras – como novos projetos e investimentos.
- Preparando melhor a sua empresa
Imagine, por exemplo, que sua empresa acaba de ser contratada para desenvolver um grande projeto. Como você calcularia o custo necessário para executá-lo? Normalmente, as companhias de serviços fazem essa conta de forma imprecisa e subjetiva. Os gestores se baseiam na própria experiência, que é subjetiva, e passam a acreditar que determinadas tarefas podem ser concluídas em um número X de horas – mesmo que, muitas vezes, essa estimativa esteja bem distante da realidade.
OS RESULTADOS SÃO RECORRENTES: ENTREGAS COM ATRASO, QUEDA NA QUALIDADE, ESTRESSE E MUITO MAIS.
Com as análises preditivas fica mais fácil evitar esses e outros problemas. Os sistemas que trabalham com essa abordagem sabem como a empresa tende a responder a cada tipo de projeto. Sabem quantas horas são necessárias para determinadas tarefas e sabem, até mesmo, quais funcionários tendem a se sair melhor em cada uma delas. Assim, a empresa consegue se preparar melhor para o futuro.
Com esses dados, o empreendedor pode alocar as pessoas naquilo que elas fazem melhor, utilizar plenamente as horas que elas têm à disposição e ainda evitar retrabalhos e outros problemas aparentemente imprevisíveis, como a necessidade de contratar mais pessoas no meio do caminho apenas para dar conta de um projeto que parecia bem mais simples. E não só isso.
Os sistemas que utilizam machine learning podem analisar quais são os clientes que estão na fila de prospecção ou no “pipeline de vendas”. A partir daí, com base em diferentes formulações estatísticas, conseguem prever quantos projetos tendem a sair do papel e antever quais serão os conhecimentos, as competências e os perfis necessários para executá-los. É mais do que planejamento, é o próprio conceito de forecasting.
- A equipe certa para os projetos certos
As análises preditivas permitem que as empresas de serviços atuem com máxima eficiência sempre. Não importa se o mercado está em franco crescimento ou se são tempos de vacas magras: com as informações certas, seus negócios estarão sempre bem dimensionados para o que der e vier. E isso também vale para o principal ativo dessas empresas: os funcionários.
Já existem tecnologias que ajudam a dimensionar qual deve ser o perfil e o tamanho exato da equipe envolvida em cada tipo de projeto. Essas plataformas de workforce planning analisam os dados da sua empresa, identificam padrões de desempenho e oferecem insights para você antecipar as demandas futuras e gerenciar os seus recursos na medida exata.
Entre outros benefícios, essas plataformas definem o tamanho que sua equipe deve ter para atender as particularidades de cada projeto. Se for necessário, identifica os perfis profissionais e as competências que a equipe precisa incorporar para trabalhar com qualidade e eficiência. São mais uma alternativa para evitar a ociosidade, o desperdício e a desorganização. É uma verdadeira revolução.
As empresas ganham a oportunidade de contratar, demitir, promover e dar feedback, tudo com base em análises complexas, geradas a partir de seus próprios históricos de desempenho. E você, empreendedor, fica mais livre para pensar no crescimento do negócio, na busca de novos clientes e novas oportunidades de inovação. Tudo aquilo, enfim, que nenhuma máquina jamais será capaz de executar.
Fonte: endeavor.org.br
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